4대 보험신고방법, 일괄신고, 자격 취득신고 상세 가이드 [EDI 시스템]

안녕하세요! 여러분, 오늘은 EDI 시스템을 통해 4대 보험 자격 취득신고를 어떻게 진행하는지 단계별로 상세히 안내해 드리겠습니다. 이 가이드를 통해 신규 직원 등록 과정이 한결 수월해질 것입니다.

4대 보험과 EDI 시스템의 이해

4대 보험은 근로자의 권리를 보장하고, 사회적 안전망을 제공하기 위해 마련된 중요한 제도입니다.

이러한 보험에 신규 직원을 등록하기 위해 우리는 EDI(전자문서교환) 시스템을 사용할 것입니다. 이 시스템을 통해 모든 신고 과정을 온라인으로 간편하게 처리할 수 있습니다.

https://edi.nhis.or.kr

건강보험공단 EDI포털

4대 보험 자격 취득신고의 정확한 기한 알기

4대 보험 신고에는 각각의 마감 기한이 존재합니다.

구체적으로,
건강보험과 요양보험은 신규 직원의 입사일로부터 14일 이내에

국민연금과 고용보험, 산재보험은 입사 월의 다음 달 15일까지 신고를 완료해야 합니다.

이 기한들을 반드시 기억하고 지켜주시길 바랍니다.

EDI 시스템으로 4대 보험 신고하는 방법

1. 국민건강보험 EDI 서비스 시작하기

EDI 시스템에 접속하여 국민건강보험 공단의 사업장 정보로 로그인하시기 바랍니다. 첫 화면에서 '신고/제증명' 메뉴를 선택한 다음 '자격 취득 신고' 옵션을 클릭합니다.

2. 신규 직원의 정보 정밀하게 입력

신규 직원의 개인정보, 소득월액, 취득일과 같은 필요한 모든 정보를 정확하게 입력하세요. 여기에는 계약직 여부, 근로시간, 직종 등에 관한 세부 사항도 포함됩니다. 모든 정보는 신중하게 검토한 후 입력해야 합니다.

4대 보험 자격 취득신고를 위해 EDI 시스템에서 입력해야 하는 항목들과 각 항목에 대한 구체적인 입력 방법을 아래와 같이 안내합니다.

신청구분에 4대보험 전체를 신고하려면 '전체' 클릭

1] 개인정보 입력
- 입력항목: 이름, 주민등록번호, 주소 등
- 입력 방법:
  - 이름: 신규 직원의 신분증 상의 이름을 정확히 입력합니다. 모든 글자는 신분증과 정확히 일치해야 합니다.
  - 주민등록번호: 신분증에 기재된 주민등록번호를 오류 없이 입력합니다. 숫자를 하나씩 확인하면서 입력하세요.
  - 주소: 신규 직원의 현재 거주 주소를 정확하게 입력합니다. 주소는 최신 상태로 업데이트해야 하며, 도로명 주소가 권장됩니다.

2] 소득월액 입력
- 입력항목: 신규 직원의 월 소득액
- 입력 방법:
  - 신규 직원의 계약서 또는 급여명세서를 참고하여 실제 월 소득액을 입력합니다. 소수점 이하 금액은 반올림하여 입력하세요.
  - 소득이 변동되지 않는 한, 같은 금액을 지속적으로 사용합니다. 소득 변경이 있을 경우 즉시 업데이트해야 합니다.

3] 근로 계약 형태 선택
- 입력항목: 정규직, 계약직, 파트타임 등
- 입력 방법:
  - 신규 직원의 근로 계약서를 기반으로 정확한 근로 형태를 선택합니다. 계약서에 명시된 근로 조건을 정확히 반영해야 합니다.
  - 근로 형태에 따라 적용되는 보험 유형이 다를 수 있으니, 이를 정확히 확인하고 입력합니다.

4] 근무 시작일(취득일) 입력
- 입력항목: 신규 직원이 실제로 근무를 시작한 날짜
- 입력 방법:
  - 근로 계약서에 기재된 근무 시작일을 정확히 입력합니다. 이 날짜는 4대 보험 가입의 기준이 됩니다.
  - 날짜 형식은 일반적으로 연도-월-일(YYYY-MM-DD)입니다. 올바른 형식으로 입력하세요.
- 취득부호는 만18세 이상을 클릭하세요.


5] 직종 및 근무 조건
- 입력항목: 직종 코드, 근무 시간 등
- 입력 방법:
  - 신규 직원의 직종 코드를 찾아 정확히 입력합니다. 직종 코드는 해당 업종의 표준 분류를 따릅니다.
  - 주당 근무 시간을 실제 근로 계약서에 기반하여 입력합니다. 파트타임 직원의 경우 정확한 근무 시간을 기록해야 합니다.

이러한 항목들을 정확하고 세심하게 입력하는 것이 중요합니다. 신고서 작성 전 모든 필요한 문서를 준비하고, 각 항목을 신규 직원이나 관련 문서와 대조하며 입력하세요. 오류가 발생하지 않도록 주의하면서 작성해야 합니다. 신고서 제출 후에는 제출한 정보에 오류가 없는지 최종적으로 확인하는 것을 잊지 마세요.

3. 신고서의 제출 및 결과 확인

정보를 모두 입력했다면, '대상자 등록' 버튼을 클릭하여 신고서를 제출합니다. 이후 '보낸 문서함'에서 신고 결과를 확인할 수 있습니다. 정상적으로 처리되었는지 반드시 확인하세요.

신고 후 필요한 조치 및 주의사항

신고 과정이 완료된 후에는 결과를 꼼꼼히 검토하고, 반송된 문서가 있다면 그 사유를 확인한 뒤 필요한 조치를 취해야 합니다. 특히 소득월액 신고에 오류가 있는 경우, 즉시 정정 신고를 진행해야 합니다.

주요오류유형

1. 개인정보 입력 오류

- 오류 유형: 신규 직원의 개인정보를 잘못 입력하는 경우입니다. 예를 들어, 주민등록번호나 이름이 정확하지 않을 수 있습니다.
- 예제: 주민등록번호의 마지막 숫자를 잘못 입력했을 때, 시스템이 신규 직원의 정보를 인식하지 못하고 오류 메시지를 반환합니다.
- 조치 사항: 개인정보는 신규 직원의 신분증과 대조하여 정확히 입력해야 합니다. 오류가 발견되면 즉시 수정하고 다시 제출하세요.

2. 소득월액 입력 오류

- 오류 유형: 신규 직원의 소득월액을 잘못 입력하는 경우로, 너무 높거나 너무 낮은 금액을 기록할 수 있습니다.
- 예제: 실제 월급이 2,000,000원인데, 20,000,000원으로 입력한 경우 오류가 발생합니다.
- 조치 사항: 신고서를 제출하기 전에 급여 내역을 다시 확인해야 합니다. 금액을 잘못 입력했다면, 수정 신고서를 제출하여 정확한 금액으로 업데이트해야 합니다.

3. 취득일자 입력 오류

- 오류 유형: 근로 시작일을 잘못 입력하는 경우입니다. 정확한 입사일을 기록하지 않으면, 보험 취득일이 잘못 계산될 수 있습니다.
- 예제: 직원이 3월 1일에 입사했는데, 신고서에 3월 10일로 입력한 경우입니다.
- 조치 사항: 직원의 근로 계약서나 입사 확인서를 참고하여 정확한 입사일을 확인하고, 필요하면 취득일을 정정하여 다시 제출해야 합니다.

4. 보험 종류 선택 오류

- 오류 유형: 신규 직원에게 적용되어야 할 보험 종류를 잘못 선택하는 경우입니다. 예를 들어, 산재보험 대신 고용보험을 선택할 수 있습니다.
- 예제: 사무직 직원에게 고용보험 대신 산재보험을 신고하는 오류입니다.
- 조치 사항: 각 직원의 직종과 근무 조건을 다시 검토하고, 올바른 보험 종류를 선택하여 신고해야 합니다.

결론: 신중함과 정확성이 요구되는 신고 과정

4대 보험 자격 취득신고는 근로자의 권리와 밀접한 관련이 있으므로, 신중하고 정확하게 처리해야 합니다.